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DMS - Document Management Systems - Damit die Daten vorschriftsmäßig ins Archiv wandern
Anforderung
Eine ganze Reihe von Gesetzen und Bestimmungen (Compliances) schreiben die Grundsätze für eine ordnungsgemäße kaufmännische Buchführung fest und so auch für die Aufbewahrung von Geschäftsdaten. Für eine vorschriftsmäßige Archivierung müssen Daten ohne Ausnahme unveränderbar gelagert werden, eindeutig identifizierbar und reproduzierbar sein sowie innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen jederzeit für Überprüfungen zur Verfügung stehen.
In Deutschland regeln dies insbesondere die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie diverse Verbands-Kodizes. Einzelheiten im Hinblick auf das Steuerrecht liefern darüber hinaus die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diese sehen unter anderem vor, dass auch steuerlich relevante Emails rechtlich einwandfrei archiviert werden müssen.
Um als Unternehmen auch künftig den vielfältigen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten in vollem Umfang entsprechen zu können, müssen all diese Aspekte – ebenso wie internationale Gesetze wie SOX – in eine Neubetrachtung von IT-Umgebungen einfließen.
Lösungsansatz
Ein besonderer Stellenwert bei der digitalen Archivierung kommt dem Medium Email zu, das papierne Postsendungen mehr und mehr verdrängt. Um den elektronischen Brief auch noch nach Jahren mit allen Dokumenten des betreffenden Geschäftsvorgangs - etwa mit Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Zahlungsbeleg - verknüpfen zu können, werden Emails mit Verweis auf ihren Kontext archiviert.
Auf diese Weise lässt sich zugleich der Grundstock für ein späteres, regelkonformes Dokumentenmanagement mit e-Akten anlegen.
Kundennutzen
In einem Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, welche Art der Archivierung für Ihr Unternehmen in Frage kommt. Ebenso unterstützen wir Sie beim Aufstellen eines Regelwerks als unverzichtbare Grundlage für die Archivierungs-Automatismen. Alle spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens fließen dabei in die Konzeption der Gesamtlösung mit ein. Auf Wunsch übernehmen wir gerne auch die Implementierung und Pflege Ihres individuellen Archivierungs-Systems.
Archivierung bedeutet in jedem Fall eine langfristige Angelegenheit mit sich wandelnden Anforderungen. Vertrauen Sie auf Networkers als Ihren zuverlässigen IT-Partner, der mit Ihnen diese verantwortungsvolle Aufgabe meistern wird.
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